Jak zwiększyć efektywność?
4 proste kroki, które pomogą Ci działać skuteczniej i odzyskać czas

Krok 1: Priorytety

Wiele osób narzeka obecnie na nadmiar obowiązków. Nic dziwnego – dzięki nieustającemu rozwojowi technologicznemu, jeden człowiek wykonuje dzisiaj aktywność 10 osób żyjących 30 lat temu. Mamy na głowie więcej niż kiedykolwiek, przez co chwilami zaczynami się gubić. Świat biznesu i dzisiejszy rynek wymaga od nas ciągłego rozwoju kompetencji, więc cały czas uczymy się nowych umiejętności. Rozwój to wspaniała rzecz, jednak w pewnym momencie przestaje nam służyć decydowanie o tym, co powinniśmy wiedzieć, a jaką wiedzę możemy pominąć. W całym tym chaosie staramy się nie zapomnieć o naszych pasjach i zainteresowaniach. W rezultacie nasze mózgi są bardziej przemęczone niż kiedykolwiek. Jak być efektywnym w obliczu całego tego bałaganu?

Przede wszystkim warto dokładnie przyjrzeć się natłokowi spraw do załatwienia i wyłonić z nich te, które uznamy za najpilniejsze. Ustalając priorytety, porządkujemy myśli i dużo łatwiej jest nam zorganizować swoją pracę. Aby zrozumieć, co w istocie jest tym priorytetem, dobrze jest przyrządzić listę zadań i przyporządkować im stopień ważności oraz planowany termin ukończenia. Już sama ta czynność pomoże nam zaprowadzić ład w stercie zadań do wykonania i mentalnie przygotować się do ich realizacji.

Krok 2: Prokrastynacji mówimy stop

Prokrastynacja stała się ostatnio bardzo modnym terminem. Najprościej mówiąc, oznacza on tendencję do odwlekania spraw na później. Dobrze streszcza to słynne zdanie „zacznę od poniedziałku”. Prokrastynacja sprawia, że żadna chwila nie wydaje się odpowiednia na rozpoczęcie danego zadania. W takim przekonaniu utwierdzają nas nieskończone wymówki, które bez problemu wyszukujemy. W rezultacie dręczą nas ciągłe wyrzuty sumienia, które uniemożliwiają zaznanie relaksu. Z czego to wynika i jak być efektywnym, kiedy skłonność do prokrastynacji wiecznie zwodzi nas na manowce?

Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że źródłem prokrastynacji bardzo często jest strach. Przede wszystkim strach przed tym, że nie wykonamy jakiegoś zadania wystarczająco dobrze. Nieustannie odkładamy jego realizację, oszukując się, że nadejdzie moment, kiedy to jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki staniemy się nagle przygotowani i pewni siebie, jednak prędko okazuje się, że ten moment nie nadchodzi, a my spanikowani wykonujemy dane zadanie na ostatnią chwilę. Choć brzmi to nieprawdopodobnie, czasami wchodzi też w grę strach przed…sukcesem! Niektórzy z nas podświadomie boją się, że jeśli sprostają trudnemu zadaniu, zacznie się od nich wymagać coraz więcej, aż w końcu zakres obowiązków ich przerośnie.

Co robić, by zwalczyć prokrastynację i zwiększyć efektywność? W pierwszej kolejności ponownie przyjdzie tu z pomocą stworzenie pisemnego planu, dzięki któremu łatwiej będzie się zorganizować. Warto też zwalczyć powszechną tendencję do odkładania najtrudniejszych/najżmudniejszych zadań na sam koniec. Takie działanie tylko przysparza tylko niepotrzebnego stresu. Czy nie lepiej zająć się danym tematem od razu i mieć to z głowy? Podobnie mają się sprawy z zadaniami, których wykonanie zajmie tylko chwilę. Zdecydowanie najlepiej będzie zająć się nimi od razu. Lista rzeczy do zrobienia momentalnie się dzięki temu skurczy – a to spodoba się mózgowi!

Krok 3: Regeneracja

Efektywność osobista nigdy nie będzie na satysfakcjonującym poziomie, jeśli poziom energii do działania notorycznie będzie za niski. To niezwykle ważne, by po intensywnej pracy pozwolić swojemu organizmowi się zregenerować. Wiele osób mówi w takiej sytuacji: „bardzo chętnie, ale nie mam na to czasu”. Cóż, paradoksalnie, to właśnie dzięki odpowiedniej dawce odpoczynku nagle zaczynamy mieć tego czasu znacznie więcej. Zmęczony mózg nie działa produktywnie, zatem realizacja zadań przebiega znacznie dłużej niż powinna. Regeneracja po prostu się opłaca. Co składa się zatem na odpoczynek, który pozwala działać skuteczniej i osiągać więcej?

Najistotniejszą kwestią jest rzecz jasna sen. Powszechnie wiadomo, że niewyspanie skutkuje rozdrażnieniem i problemami z koncentracją. Mówi się, że potrzebujemy około ośmiu godzin snu dziennie, jednak w gruncie rzeczy to kwestia indywidualna. Są ludzie, którzy wyśpią się po siedmiu godzinach, innym potrzebnych jest dziewięć. Warto obserwować swój organizm i ustalić optymalną liczbę godzin. Należy także pamiętać o tym, że choć zarywanie nocy przynosi więcej szkód niż pożytku, „przedawkowanie” snu także może mieć przykre konsekwencje – spanie bez umiaru najzwyczajniej rozleniwia.

Istnieje jeszcze kilka sposobów, dzięki którym łatwiej naładować baterie. Co by się nie działo, dobrze jest znaleźć od czasu do czasu chwilę dla siebie i choć na krótki czas się „wyłączyć”. Na co przeznaczyć tę chwilę? Po prostu na relaks. Może to być kwadrans z książką, jogą, czy inną przyjemną dla nas formą aktywności. Każdemu z nas służy ponadto zdrowa dawka ruchu, która zbawiennie działa nie tylko na ciało, ale i mózg. Nie bez znaczenia są też nawyki żywieniowe – nie chodzi o to, by popadać w skrajności, jednak częste sięganie po „śmieciowe” jedzenie nie wpływa dobrze na efektywność. Krótko mówiąc – w zdrowym ciele zdrowy duch. I mózg!

Krok 4: Koncentracja na celu

Po ustaleniu priorytetów, sporządzeniu listy zadań i określeniu terminów ich wykonania pozostaje tylko trzymać się planu. Niestety, to nie zawsze jest takie proste. Osoby, którym zależy na tym, by zwiększyć swoją efektywność często to właśnie ten etap uznają za najtrudniejszy. Bo przecież wokół tyle ciekawszych rzeczy!

Szczególnie kłopotliwy bywa w tym przypadku fakt, że w dzisiejszych czasach w zasadzie nie rozstajemy się z telefonem. Nieustannie wybijają nas z rytmu nowe wiadomości na Messengerze czy powiadomienia na Facebooku. Mimowolnie sięgamy po telefon, myśląc, że po chwili go odłożymy, po czym pół godziny później wybudzamy się z transu, uświadamiając sobie, że zamiast pracować, w najlepsze oglądamy zdjęcia znajomych z wakacji, czytamy najnowszy artykuł na ulubionym portalu czy szukamy stroju na wesele. Gdyby nie pokusa smartfona czy laptopa, wywiązywalibyśmy się ze swoich zadań o wiele szybciej. Jedno jest zatem pewne – warto z tą pokusą walczyć! Przydatnym nawykiem jest złożenie sobie obietnicy, że przed zrealizowaniem danego zadania (lub chociaż jednego z jego etapów), nie pozwolimy sobie wpaść w pułapkę wirtualnego świata.

Warto mieć też na uwadze, że będziemy działać dużo bardziej efektywnie, jeśli skupimy się na jednym celu, a nie na kilku naraz. Nie ma sensu brać na siebie więcej, niż jesteśmy w stanie udźwignąć, tłumacząc sobie, że trzeba być wielozadaniowym. Równie dobrze można krok po kroku wykonywać kolejne zadania, jednak robić to solidnie, nie popadając przy tym w zbędny chaos. Krótko mówiąc, dobrze jest mierzyć siły na zamiary.